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 ほぼ日手帳の使い方、ToDoの管理

ほぼ日手帳の特徴として、カバーに栞ひもが2本付いている。ひもの先端には、三角と長方形の目印?もあって、丁寧に作られている。

この2本の栞については、いろいろな使い方が考えられるが、ヲレの場合、仕事に関してやらなければならないこと(ToDoの管理)に使っている。1年間使ってみて、非常に有効だと実感している。

ほぼ日手帳のToDoリストへの記載ルールとしては、

  • 各日ごとのToDoリストに仕事に関することだけを記載する。
  • 記載するページは、記載する日のページとする。例えば、やらなければならない期限の日のページには記載しない。あくまでも、タスクを処理しなければならないと判断がされた日のページに記載する。
  • なるべくシングルタスクで記載。ただし、分解できない場合もあるので、記載する時点では、シングルタスクに拘らない。
  • ほぼ日手帳のToDoリストには1日当たり4件記載できるが、5件目が発生したら翌日のページに記載。ページを遡っては記載しない。
  • タスクの処理が終わったら、チェックを入れる。

としている。そこで、2本の栞であるが、1本の栞は、当日(今日)の位置に挟み込む普通の使い方。2本目は、記載がされたToDoリストの最前のページ(未処理のタスクが記載されている最も古い日のページ)に挟み込む。

この方法の意図は、

  • 1本目の栞以降に、未処理のタスクが存在することになるので、未処理のタスクの把握が容易にできる。
  • 1本目の栞に近いほど、古いタスクということ。
  • 1本の栞と2本目の栞の間隔がたくさんあるということは、処理が長引いている、遅れているタスクがある可能性があるということ。逆に間隔がないということは、順調にタスクが処理されているということ。

かな。毎朝、1本目の栞から2本目の栞の間のToDoリストを見直して、直ぐにこなさなければならないタスクを確認している。仕事を一生懸命やって、チェックが沢山ついて、1本目の栞が後ろにずれていくよう努力している。

ヲレの場合、1本目と2本目の栞の間隔が2週間以上になると、1本目の栞のところのToDoリストに記載してあるタスクを見直す。例えば、処理可能なタスクに分解するとか、本当にやらなければならないタスクなのかという判断。処理可能なタスクに分解するのであれば、その判断をした日のページのToDoリストに追加し、1本目の栞のところに記載されたタスクは、チェックではなく見え消し線を引く。

ToDoリストに記載した内容がプロジェクト的なことであれば、それをシングルタスクに分解して、ロディアなど別のメモ紙にリスト化する場合もある。それが終了すれば、チェックを付けていく。とにかく、思いついた時点でなんでもToDoリストに記載していかないと、業務多忙なときは忘れてしまう。

ほぼ日手帳2008Sprigに4月以降の予定が入り始めているが、2007年版に記載されている未処理のToDoリストをどんなふうに移行するのかが課題。4月1日になったら、2007年版に記載されている未処理のタスクをすべて4月1日以降のToDoリストに転記するのが順当だと思っているのだが。